Obieg dokumentów służy do zarządzania obiegiem informacji

W ramach obszaru Office dostępne są narzędzia umożliwiające publikację aktualności (portal korporacyjny) i wysyłanie newsletterów. Forum użytkowników pozwala użytkownikom brać aktywny udział w życiu społeczności.

Dodatkowe narzędzia pozwalają generować zestawienia i analizy danych pochodzących z różnych źródeł (także innych systemów informatycznych) oraz zarządzać pracą innych użytkowników za pośrednictwem indywidualnych i grupowych kalendarzy pracy.

• Repozytorium dokumentów

  Repozytorium to potężna biblioteka dokumentów. Struktura folderów – odpowiednik sektorów i półek tradycyjnej biblioteki – pozwala zachować przejrzysty układ zapisanych w niej informacji. Dostęp do dokumentów jest uzależniany od uprawnień użytkownika systemu.

• Co można umieścić w repozytorium?

  Dokumentem repozytorium może być dowolny plik (np. pliki .doc, .pdf, .jpg itd.) lub informacja zarejestrowana w systemie Ascent Workflow – zapis przebiegu procesu, wygenerowane zestawienie albo wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami.

• Wyszukiwanie

  Wyszukiwanie obejmuje wszystkie zasoby systemu. Możliwe jest odnalezienie dowolnych fraz występujących w treści, tematach, słowach kluczowych i komentarzach – zarówno dokumentów z repozytorium, jak i procesów, aktualności oraz zapisów kalendarza.

• Alternatywne struktury repozytorium

  Dostęp do dokumentów może być realizowany na wiele sposobów – jednym z nich jest utworzenie alternatywnej struktury repozytorium. Struktura alternatywna jest zbudowana z tych samych lokalizacji co repozytorium, lecz według innej koncepcji, która pomaga użytkownikom dotrzeć do informacji w szczególnych sytuacjach.

• Kolekcje

  Dokumenty z dowolnych folderów repozytorium mogą być łączone w zbiory zwane kolekcjami. Dzięki niezależnym uprawnieniom do kolekcji, dokument niedostępny dla konkretnego użytkownika z racji lokalizacji, może stać się dla niego osiągalny poprzez kolekcję.

• Korekty

  Dokumenty zgromadzone w repozytorium mogą podlegać korygowaniu. Ascent.DBI umożliwia prowadzenie ewidencji wszystkich zmian, z przechowywaniem dokumentów sprzed korekty włącznie.

• Informacja o nowych dokumentach

  W momencie umieszczenia dokumentu w konkretnej lokalizacji repozytorium, system może wysłać zawiadomienie do osób zainteresowanych przez e-mail lub SMS lub uruchomić zdefiniowany wcześniej proces dystrybucji dokumentu.

• Portal informacyjny

  Obszar Office to także dystrybucja informacji publicznej. System zarządzania aktualnościami daje możliwość przygotowania informacji dla użytkowników, z uwzględnieniem rangi dostępu. Po zadeklarowanym czasie wiadomości trafiają do archiwum, do którego może sięgnąć każdy uprawniony użytkownik.

• Portal integracyjny

  Ascent Workflow pozwala pobierać informacje z zewnętrznych źródeł danych. W praktyce oznacza to możliwość generowania raportów w oparciu o dokumenty umieszczone w innych systemach informatycznych – bez utraty narzędzi dostępnych w Ascencie.

• Kalendarz

  Istotnym modułem systemu jest Kalendarz – środowisko, w którym za pomocą wygodnego interfejsu użytkownik może rejestrować notatki i polecenia dla siebie oraz podległych mu użytkowników. Dzięki temu można stworzyć proces przepływu informacji pomiędzy planistą a wykonawcą.